چرا سازمان‌ها به نرم‌افزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند؟

آیا تاکنون پیش آمده مدیران یک سازمان را در حالی ببینید که برای پیگیری امور روزمره دچار سردرگمی هستند؟ وقتی درخواست‌های متعدد، فرم‌های اداری و موافقت‌نامه‌ها در جریان پرپیچ‌وخم اداری گم می‌شوند، اثرات این بی‌نظمی در عملکرد سازمان نمایان می‌شود: تأخیر در پاسخ به مشتری، اتلاف منابع و تصمیم‌های کند. BPMS که مخفف “Business Process Management System” است، می‌تواند کلید حل این مشکل باشد؛ ابزاری که فرایندهای پیچیده سازمان را خودکار و شفاف می‌کند. به کمک نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار  رایورز و سایر راهکارهای مشابه، گردش کارها به‌گونه‌ای طراحی و اجرا می‌شوند که زنجیره تصمیم‌گیری از ابتدا تا انتها مشخص و قابل رهگیری باشد.

نرم‌افزار BPMS نوعی سامانه مدیریت فرآیند کسب‌وکار است که مراحل گوناگون چرخه زندگی فرایندها را پشتیبانی می‌کند: از تحلیل و مدل‌سازی فرایندها براساس استانداردهایی همچون BPMN، تا اجرای خودکار کارها و پایش هوشمند آن‌ها با گزارش‌های لحظه‌ای. با وجود این سامانه، هر تکلیف تکراری یا موافقت اداری که قبلاً به‌صورت دستی و پرخطا انجام می‌شد، اکنون زیر نظر یک سیستم هماهنگ‌ شده به گردش درمی‌آید. حتی بسیاری از مدیران برای ارزیابی ویژگی‌های یک BPMS، از عبارت جستجوی «دانلود نرم افزار BPMS» استفاده می‌کنند تا نسخه‌های آزمایشی را بررسی کنند و با قابلیت‌های مختلف آشنا شوند.

مزایای استفاده از BPMS برای سازمان‌ها

پیاده‌سازی BPMS در سازمان‌ها، تأثیر شگرفی بر بهبود فرایندهای کسب‌وکار دارد. از مهم‌ترین دستاوردها می‌توان به افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها اشاره کرد. خودکارسازی وظایف تکراری مانند ارسال اسناد، تخصیص کار به افراد و محاسبه اولیه اطلاعات مالی، وقت کارکنان را آزاد می‌کند تا بر فعالیت‌های مهم‌تر تمرکز کنند. در این حالت، احتمال خطاهای انسانی ناشی از پرکردن دستی فرم‌ها و فراموشی مراحل کاهش می‌یابد.

همچنین BPMS سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار  نقش هماهنگ‌کننده مرکزی را برای سازمان ایفا می‌کند. یکی از مزایای بارز این سامانه، شفافیت و هماهنگی بین واحدها است. در یک چارچوب BPMS، تمام ذینفعان می‌توانند پیشرفت هر فرایند را به صورت لحظه‌ای دنبال کنند. مثلاً مدیر مالی می‌بیند در یک فرایند خرید، چه زمانی سفارش تأیید شده و در کدام مرحله متوقف است. این شفافیت موجب می‌شود تصمیم‌گیری‌ها مبتنی بر داده و گزارش باشد و جلسات هماهنگی کمتر، کوتاه‌تر و سازنده‌تر شوند.

اتوماسیون و کاهش خطا

وقتی BPMS در سازمان پیاده می‌شود، مأموریت‌های تکراری به صورت خودکار انجام می‌پذیرند. برای مثال، ثبت اطلاعات یک پروژه جدید، تشکیل خودکار گردش‌کارها یا ارسال پیامک هشدار به ذینفعان قابل برنامه‌ریزی است. با این کار، نه‌تنها سرعت انجام کارها افزایش می‌یابد، بلکه دقت آن‌ها نیز به‌شدت بالا می‌رود؛ چرا که بخش عمده ورودی‌های تکراری و تصمیم‌های از پیش مشخص، از طریق سامانه و بدون مداخله انسانی پردازش می‌شوند. بر همین اساس، بسیاری از فرایندهای کسب‌وکاری که پیشتر مستعد فراموشی یا اشتباه بودند، اکنون به شکل استاندارد و قابل اطمینان اجرا می‌شوند.

شفافیت اطلاعات و همکاری تیمی

یکی دیگر از مزایای کلیدی BPMS، افزایش هماهنگی و همکاری بین تیم‌ها است. با وجود یک سیستم یکپارچه، تمام افراد دخیل در یک فرایند به اطلاعات یکسانی دسترسی دارند. مثلاً بخش فروش و بخش حسابداری می‌توانند وضعیت سفارش یک مشتری را همزمان رصد کنند و اطلاعات ثبت‌شده در سیستم را رویت نمایند. این پیش‌فرض یک‌پارچگی داده‌ها، از دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا سریع‌تر با هم ارتباط برقرار کرده و وظایف را منتقل کنند. در نتیجه، پاسخگویی به نیازها و مشتریان با سرعت بالاتری انجام می‌شود و تعارضات ناشی از اطلاعات متناقض تا حد قابل توجهی کاهش می‌یابد.

انعطاف‌پذیری در مقابل تغییرات

انعطاف‌پذیری BPMS باعث می‌شود سازمان‌ها به تغییرات بازار و نیازهای نوین به سرعت واکنش نشان دهند. در گذشته، هر بار یک فرآیند اداری نیاز به اصلاح داشت، توسعه‌دهندگان باید کدهای جدید می‌نوشتند یا سازوکارها را از صفر طراحی می‌کردند. اما در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ، بسیاری از تغییرات با ابزارهای داخلی مانند فرم‌ساز و مدل‌ساز تصویری قابل انجام است. به‌عبارتی، مدیران فرایند می‌توانند خودشان بدون نیاز به تیم فنی کل فرایند را ویرایش کنند؛ مثلاً یک مرحله جدید اضافه کنند، فرد وظیفه را تغییر دهند یا یک اعلان جدید تعریف کنند. این تطبیق‌پذیری باعث می‌شود سازمان‌ها در مواجهه با شرایط جدید (مثل قوانین جدید دولتی یا تغییر در اولویت‌های مشتریان) از انعطاف بالایی برخوردار شوند و بدون تأخیر کارهایشان را ادامه دهند.

نظارت، گزارش‌دهی و بهبود مستمر

یک مزیت دیگر استفاده از BPMS، امکان نظارت کامل و مستمر بر وضعیت فرآیندهاست. این سامانه‌ها با ثبت دقیق رخدادها و داده‌های مرتبط، امکان تحلیل عملکرد و گزارشگیری را فراهم می‌کنند. مدیران با دیدن شاخص‌های کلیدی (KPI) و نمودارهای مربوط به زمان‌بندی یا نرخ تکمیل کارها می‌فهمند کجای فرایند نیاز به بهبود دارد. به‌عنوان مثال، اگر مدت زمان تأیید یک فرم در واحد اداری نسبت به گذشته افزایش یافته باشد، می‌توان با بررسی علت آن (مانند کمبود نیروی مسئول یا پیچیدگی فرایند) تصمیم اصلاحی گرفت. در نتیجه، BPMS بستر مناسبی برای تکامل مستمر فرآیندها ایجاد می‌کند؛ جایی که هر چرخه ثبت و مرور اطلاعات، فرصتی برای بهبود کارایی و افزایش کیفیت می‌شود.

مقایسه وضعیت قبل و بعد از BPMS

برای درک بهتر تفاوت مدیریت سنتی فرآیندها با رویکرد جدید، جدول زیر وضعیت یک سازمان را قبل و بعد از استفاده از BPMS نشان می‌دهد:

چه سازمان‌هایی به نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند؟

البته استفاده از نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار  به معنی واجب بودن در همه شرایط نیست، اما چند نشانه وجود دارد که نشان می‌دهد سازمان شما به چنین سامانه‌ای نیاز دارد. اگر سازمان شما فرآیندهای پیچیده یا متنوع دارد و موارد زیر برایتان اتفاق می‌افتد، BPMS می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند:

• فرآیندهای متوالی و مرتبط: وقتی انجام کارهای یکدیگر به یکدیگر وابسته است و دپارتمان‌ها مرتب در تعامل هستند (مثلاً واحد فروش، انبار و حسابداری)، هماهنگی دستی آن‌ها دشوار است.
• تغییرات مداوم در نیازها: در کسب‌وکارهایی که بازار پویا و نیازها سریعاً تغییر می‌کنند، نیاز به بروزرسانی سریع فرآیندها حس می‌شود. BPMS به سازمان امکان می‌دهد فرایندها را بدون بازنویسی کامل، مطابق نیاز جدید تغییر دهد.
• حجم بالای فعالیت‌های تکراری: در شرکت‌های بزرگ یا پروژه‌محور، تعداد درخواست‌ها و مراحل اداری از حد مشخصی عبور کرده است، اگر سامانه‌ای برای مدیریت آن‌ها نباشد، کارها پشت هم انباشته می‌شوند.
• تمرکز بر تجربه مشتری: سازمان‌هایی که می‌خواهند ارتباطات داخلی‌شان را در راستای رضایت مشتری بهینه کنند، با BPMS می‌توانند فرایندهای خدماتی را سریع‌تر، شفاف‌تر و مطابق خواسته مشتری‌ها کنند.

به‌طور خلاصه، هر شرکتی که در آن فعالیت‌ها و مراحل اداری «جزیره‌ای»‌شده، دچار کاغذبازی زیاد، خطاهای تکراری یا تصمیم‌های کند باشد، با یک BPMS مناسب بهبود می‌یابد. در بسیاری از سازمان‌های بزرگ تولیدی، خدماتی و دولتی که روزانه صدها گردش‌کار اداری و مالی دارند، نصب BPMS از ضروریات مدیریتی محسوب می‌شود.

انتخاب و استقرار نرم‌افزار BPMS مناسب

پس از شناخت مزایا، قدم بعدی انتخاب یک نرم‌افزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار  مناسب است. در بازار ایران و جهان، گزینه‌های متعددی وجود دارد؛ از جمله «نرم افزار BPMS رایورز» که محصول یک شرکت ایرانی است. برای انتخاب درست باید چند نکته را مدنظر قرار داد:

• رابط کاربری ساده و جذاب: نرم‌افزار باید به گونه‌ای طراحی شود که کاربران با هر سطح فنی، بتوانند به سرعت آن را فرا گیرند. پیچیدگی‌های اضافی موجب سردرگمی می‌شود.
• امکانات متناسب با نیاز: اطمینان حاصل کنید BPMS انتخابی، قابلیت‌هایی مانند فرم‌ساز متنوع، مدل‌ساز تصویری گردش‌کار، گزارش‌ساز و یکپارچگی با سیستم‌های موجود (مانند CRM و ERP) را داشته باشد. این ویژگی‌ها باید با فرآیندهای خاص سازمان شما همخوانی داشته باشند.
• قابلیت یکپارچه‌سازی: نرم‌افزار باید بتواند با سیستم‌های دیگری که سازمان استفاده می‌کند همگام شود. برای مثال، با اتصال به سامانه‌های مدیریت ارتباط با مشتری یا انبارداری، فرآیندها در سرتاسر سازمان یکپارچه خواهد بود.
• پشتیبانی و آموزش: تامین خدمات فنی قوی و برگزاری دوره‌های آموزش نرم افزار BPMS برای تیم شما از موارد حیاتی است. تمرکز بر استقرار ابزار بدون آموزش کافی ممکن است به شکست پروژه بینجامد.
• مقایسه قیمت و ارزش: همیشه قبل از تصمیم‌گیری، نسبت قیمت نرم‌افزار BPMS و امکانات ارائه‌شده را بسنجید. به خاطر داشته باشید که گاهی سرمایه‌گذاری در یک راهکار باثبات با هزینه بالاتر در بلندمدت مقرون‌به‌صرفه‌تر از استفاده از ابزار ارزان با امکانات محدود است.

به عنوان مثال، در بازار داخلی تعدادی ارائه‌دهنده سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فعالیت دارند و برخی جوایزی دریافت کرده‌اند. نرم افزار BPMS رایورز به آدرس bpms.rayvarz.com  یکی از این گزینه‌هاست که با تاکید بر تجربه کاربری آسان و پشتیبانی فارسی مورد استفاده سازمان‌ها قرار گرفته است.

سوالات متداول

BPMS چیست و چگونه فرایندها را بهبود می‌دهد؟

نرم‌افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار) ابزاری نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای خود را به‌صورت سیستمی و یکپارچه مدیریت کنند. با پیاده‌سازی BPMS، هر گام از فرایند اعم از ثبت داده، تخصیص کار و نظارت اجرا، در محیطی مشخص و قابل پیگیری صورت می‌گیرد. این شفافیت باعث می‌شود خطاها کاهش یافته، مراحل تکراری خودکار شوند و تیم‌ها بهتر با یکدیگر هماهنگ عمل کنند. به عبارت دیگر، BPMS مانند یک ناظر و تسهیل‌کننده خودکار برای جریان‌های کاری سازمان عمل می‌کند و کیفیت کلی انجام وظایف را بهبود می‌دهد.

مزایای اصلی استفاده از BPMS چیست؟

استقرار BPMS چندین سود کلیدی برای سازمان به همراه دارد. اولاً بهره‌وری و دقت به‌واسطه خودکارسازی و حذف ورود دستی داده‌ها افزایش می‌یابد. ثانیاً شفافیت و هماهنگی بین واحدها فراهم می‌شود و اطلاعات در زمان واقعی قابل دسترسی است. ثالثاً سازمان انعطاف‌پذیرتر می‌شود؛ زیرا تغییر در مراحل فرایندها به‌سادگی قابل انجام است. علاوه بر این، قابلیت نظارت و گزارش‌گیری موجب می‌شود مدیران نقاط ضعف را سریع شناسایی کرده و فرآیندها را بهبود دهند. در مجموع، BPMS باعث کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و ارتقای کیفیت خدمات می‌شود.

آیا تمامی سازمان‌ها به BPMS نیاز دارند؟

هر سازمانی که فرایندهای چندمرحله‌ای و تکراری داشته باشد، می‌تواند از BPMS بهره‌مند شود، اما نیازمند اولویت‌بندی است. شرکت‌های بزرگ با فرآیندهای اداری پیچیده، کسب‌وکارهای پروژه‌محور (مانند مهندسی یا ساخت‌وساز)، مؤسسات خدماتی و سازمان‌هایی که نیاز به انطباق سریع با تغییرات دارند، بیشترین سود را می‌برند. در مقابل، در کسب‌وکارهای کوچک با فرایندهای بسیار ساده یا زمانی که حجم کار کم است، شاید BPMS چندان ضروری نباشد. در نهایت، حتی در سازمان‌های کوچک نیز اگر فرآیندها تکراری و پرخطا باشند یا مشتریان نیاز به پاسخ سریع داشته باشند، استفاده از BPMS توصیه می‌شود.